Ihre Suchergebnisse

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Das müssen Vermieter beachten!

 

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf das müssen Vermieter achtenDie Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU vom 25.05.2018 gilt auch für Vermieter.

Im Gegensatz zur gängigen Meinung müssen sich nicht nur Immobilienmakler und Hausverwalter an das umfangreiche Datenschutzrecht der EU halten, sondern auch alle privaten Vermieter.
Die Auflagen der Datenschutz-Grundverordnung sind nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, denn bei Verstößen gegen das Datenschutzrecht des Interessenten der Wohnung bzw. des Mieters drohen hohe Bußgelder und Schadensersatzansprüche von Interessenten oder Mietern.

 

Auf Grund des angespannten Wohnungsmarkts ist es derzeit für Vermieter ein Leichtes, alle gewünschten Daten des Wohnungssuchenden bereits bei der telefonischen Anfrage des Mietinteressenten abzufragen. Allerdings ist dies laut Auffassung der deutschen Datenaufsichtsbehörde nicht statthaft. Nach dessen Grundsatzbeschluss ist die Erfassung der Daten des Mietinteressenten in drei Phasen zu unterscheiden:

  1. Phase: Vor der Besichtigung.
    Nach Name, Anschrift und Telefonnummer oder E-Mail-Adresse kann gefragt werden
  2. Phase: Nach der Besichtigung wenn der Mietinteressent sein Interesse bekundet hat.
    Bonitätsauskünfte wie z.B. Schufa-Auskunft, Einkommensnachweise der letzten 3 Monate, Gesamteinkommen einschl. Kindergeld und Beihilfen, Haustiere , ausgeübter Beruf*, und Arbeitgeber* können erfragt werden. (* freiwillige Angaben des Bewerbers)
  3. Phase: Der Vermieter hat sich für einen Bewerber entschieden
    (Anbahnung Mietvertragsabschluss)

    Jetzt können Bürgschaftsverträge und die Kontoverbindung abgefragt werden

Während sämtlicher Phasen ist vom Vermieter auf Datensparsamkeit zu achten. Hier gilt der Datenschutz-Grundsatz so viel wie nötig, so wenig wie möglich!

Unser Tipp:

Bereits in der ersten Phase sollten Vermieter Interessenten der Wohnung unbedingt um eine datenschutzrechtliche Einwilligung bitten.
(Diese muss freiwillig, also ohne Druck oder empfundenen Zwang, erfolgen.)
Da hier der Vermieter in der Beweislast ist, sollte die Einwilligung nicht nur mündlich sondern schriftlich erteilt werden.

Der Zweck der Datenerhebung muss dem Interessenten der Wohnung ebenfalls mitgeteilt werden und daher am besten auf dieser Einwilligungsbescheinigung der Datenerhebung aufgeführt werden.

Übrigens, folgende Fragen an den Mietinteressenten sind laut DSGVO absolut Tabu

Fragen nach:

  • Religionszugehörigkeit
  • ethnische Herkunft
  • Familienstand
  • Sexualität
  • Schwangerschaft
  • Gesundheitsdaten
  • Zugehörigkeit zu einer Partei
  • Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft
  • Zugehörigkeit zu einem Mieterverein
  • Raucher / Nichtraucher
  • Hobbies
  • Vorstrafen
  • politische Orientierung

Übergibt der Bewerber der Wohnung unaufgefordert Unterlagen mit persönlichen Daten, die für die Begründung des Mietverhältnisses keine Rolle spielen, sind diese Daten zu löschen oder zu vernichten.

 

DSGVO Löschpflicht – Wenn kein Mietverhältnis zustande kommt

Kommt mit einem Mietinteressenten kein Mietvertrag zustande, da der Bewerber dem Vermieter mitgeteilt hat dass die Wohnung nicht in Frage kommt, sind die Daten des Bewerbers umgehend zu löschen. Außer dieser hat dem Vermieter ausdrücklich die Erlaubnis der Datenspeicherung über die Bewerbung hinaus gestattet. Diese Vorgehensweise gilt selbstverständlich auch dann, wenn sich der Vermieter für einen der Bewerber entschieden hat, sprich sämtliche Daten der Bewerber zur angebotenen Wohnung müssen „ohne schuldhaftes Zögern“ umgehend gelöscht werden.

Gut zu wissen:

Nach §§ 19, 34 BDSG sind öffentliche und nichtöffentliche Stellen, also auch Vermieter, regelmäßig gegenüber dem Mieter zur Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten mit folgenden Inhalten verpflichtet:

  • Grund der Datenerhebung
  • Name und Kontaktdaten des Vermieters
  • ggf. Name und Kontaktdaten des Vertreters, z.B. Hausverwaltung
  • rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung
  • Dauer der Datenspeicherung
  • Rechte des Mieters im Bezug auf seine Daten
  • Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde
  • das Recht die Einwilligung der Datenspeicherung zu widerrufen
  • das Recht auf Löschung der Daten
  • welche Daten an Dritte weitergegeben werden

Wann immer also ein Vermieter Auskünfte an dritte Parteien übermittelt, muss der Mieter darüber in Kenntnis gesetzt werden.
Auf Antrag des Mieters muss eine Auskunftserteilung über die gespeicherten Daten in obiger Form sogar umgehend erfolgen.

DSGVO auf was Vermieter achten müssenDatensicherheit nach DSGVO

Der Vermieter hat zudem die Pflicht, vertrauensvoll mit den erhaltenen Daten des Bewerbers bzw. des Mieters umzugehen. So dürfen z.B. dessen Unterlagen nicht einfach offen herumliegen und auf dem PC gespeicherte Daten des Bewerbers / Mieters müssen mittels eines Passwortes vor unbefugten Zugriffen geschützt werden. Beauftragt der Vermieter z.B. einen Handwerker für notwendige Reparaturen in der Wohnung des Mieters darf er nur die Anschrift und den Namen seines Mieters nennen, allerdings nicht dessen Telefonnummer.

Ende des Mietverhältnises – der Mieter hat das Recht auf Löschung seiner Daten

Laut Art. 17 DSGVO hat der Mieter ein Recht auf Löschung seiner Daten wenn diese ihren Zweck erfüllt haben und nicht mehr notwendig sind. Der Zeitpunkt der Löschung hängt daher vom Zweck der Datenerhebung ab.

  • Daten zu Betriebskosten müssen wegen der Einwendungsfrist (§ 556 Abs. 3 S. 4 BGB) des Mieters erst 12 Monate nach Zugang der Abrechnung gelöscht werden.
  • Daten die Ansprüche des Vermieters gegenüber dem Mieter betreffen sind bis zur regelmäßigen Verjährungsfrist erst nach drei Jahre zu löschen.
  • Betriebskostenabrechnungsunterlagen und Mietverträge sind auf Grund des § 147 Abgabenordnung erst nach 10 Jahren zu löschen.
  • Daten eines Rechtsstreits mit dem Mieter müssen erst nach dem rechtskräftigen Abschluss des Rechtsstreits gelöscht werden.

Ist also der weitergehende Zweck der Daten erfüllt, müssen die Daten rückstandslos gelöscht werden.
Tipp: Achten Sie auch auf evtl. Datensicherungsträger.
Wurden die Daten auf Papier erfasst, oder liegen Unterlagen des Mieters in Papierform vor, sollten diese nicht einfach im Hausmüll oder in der Papiertonne entsorgt werden. Denn auch hierzu gibt es genaue Vorschriften in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Um hier auf der sicheren Seite zu stehen, sollten Vermieter bei der Vernichtung der Daten in Papierform nur Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 4 verwenden.

Wir können nur jedem Vermieter dazu raten, sich ausführlich mit der Datenschutz-Grundverordnung auseinander zu setzen, um Bußgelder von Behörden und Schadenersatzansprüche von Mietinteressenten oder Mietern zu vermeiden.

Anzeigen vergleichen

NIEDERMEYER Immobilien hat 4,78 von 5 Sternen | 69 Bewertungen auf ProvenExpert.com